1.11 Sähköposti

 

 

      RAKASTA TIETOKONETTASI- Kansalaisen tietotekniikkatieto

Perinteinen sähköposti toimi niin, että esimerkiksi Outlook Expressiin tai yrityskäytössä Outlookiin imuroitiin palvelimelta sinne kerääntyneet postit, jolloin postit ovat käytettävissä vain tuolla nimenomaisella koneella. Tätä menetelmää kutsutaan POP-postiksi ja se on edelleen yleisin sähköpostin käyttötapa.

Monet meistä kuitenkin tarvitsevat samoja sähköposteja sekä töissä että kotona. Heidän avukseen kehitettiin pian sähköpostin IMAP-protokolla, jossa sähköpostit säilytetään palvelimella ja postista imuroidaan kullekin koneelle vain kopiot. Näin samoja posteja voi lukea useammilta koneilta. Tämä järjestely on kuitenkin monimutkainen rakentaa ja niinpä IMAP on otettu käyttöön lähinnä yrityksissä.

luku1.11_gmaillogoKaikki IMAP-protokollan tarjoamat edut ovat kuitenkin nykyisin myös kotikäyttäjien ulottuvilla, kun siirrytään joko lukemaan sähköpostit netin yli webmailissa, tai otetaan käyttöön Gmailin tai Luukku.comin kaltainen kokonaan netissä toimiva sähköposti.

Postit netistä

luku1.11_lumo
Kokonaan nettiselaimen yli toimiva webmail-vaihtoehto on jo jonkin aikaa ollut tarjolla myös kaikille Elisan ja Dnainternetin asiakkaille. Dnan tai nykyisin Lumon webmail on osoitteessa https://webmail.dnainternet.net ja Elisan osoitteessa https://webmail.kolumbus.fi/ewm

Huomaa tuo s-kirjain http:n perässä; se nimittäin kertoo, että kyse on salatusta yhteydestä, jota kukaan ulkopuolinen ei pysty seuraamaan.

Tarvitset kummankin palvelun käyttämiseen sähköpostin käyttäjätunnuksesi ja salasanan, jotka löydät sopimuspapereistasi, jos et ole itse niitä muuttanut myöhemmin.

Webmailin kautta voit lukea kaikki palvelimella olevat uudet sähköpostiviestisi miltä tahansa nettiin liitetyltä tietokoneelta. Kannattaa kuitenkin muistaa, että tällaisen webmailin viestit ovat palvelimella vain niin kauan kuin niitä ei lueta kotikoneen Outlook Expressin kautta. Sähköpostiohjelma nimittäin imaisee viestit pois palvelimelta, minkä jälkeen ne ovat luettavissa vain siltä koneelta, johon ne imuroitiin.

Ongelmana näissä palveluissa kuitenkin on se, että ennemmin tai myöhemmin postilaatikko täyttyy, jos sitä ei koskaan tyhjennetä.

Gmailissa on tilaa

Paras vaihtoehto onkin sellainen internetissä toimiva sähköposti, jossa on tarjolla myös tarpeeksi säilytystilaa. Ehdottomasti paras näistä nettisähköposteista on Googlen perustama Gmail osoitteessa www.gmail.com, joka tarjoaa nykyisin hulppeat yli 6 000 megatavua säilytystilaa jokaisen käyttäjänsä sähköposteille.

Kova sana on sekin, että Gmail osaa todella tehokkaasti poistaa roskapostit oikeiden sähköpostien joukosta. Itselleni päivittäin tulevat noin 400 roskapostiviestiä solahtavat itsestään melua pitämättä omaan ’Roskaposti’-kansioonsa.

Gmailin ongelma oli ennen, että sen käyttäjäksi pääsi vain jo palvelun käyttäjänä olevan ihmisen kutsumana. Tämä käytäntö päättyi kuitenkin helmikuun alussa ja nyt kuka tahansa pääsee Gmailin käyttäjäksi.

luku1.11_hankiMene osoitteeseen www.gmail.com ja paina aloitussivun ’Hanki Gmail’-painiketta sivun oikeassa reunassa. Anna sitten Gmailin tilinhallinnassa nimesi ja haluamasi uusi @gmail-päätteinen osoitteesi.

Palvelulla on jo miljoonia käyttäjiä, joten osoitteen saatavuus kannattaa aina ensin tarkistaa ’tarkista käytettävissä olo’ -painikkeella.
   Valitse sitten turvakysymys alasvetolistasta, kirjoita kummallinen vahvistustunnus omaan laatikkoonsa ja paina ’Hyväksyn. Luo minulle tili’. -painiketta. Nyt olet Gmail-tilin ylpeä omistaja!

Paina esiin tulevalla vahvistussivulla ’Olen valmis - näytä tilini’ -painiketta ja pääset yhden väli-ikkunan kautta Gmailiin luomaan ensimmäistä viestiäsi sivun vasemman yläreunan ’Luo viesti’ -painikkeella.

Sivumennen sanoen voit kutsua myös kaikki kaverisi mukaan ’Lähetä ystävälle kutsu’ -kohdasta.

Asetukset kuntoon

Postilaatikossasi on odottamassa myös ensimmäinen postisi eli Gmail-tiimin tervetulotoivotus, joka kannattaa myös lukea. Sitten voit ryhtyä opiskelemaan palvelun hienouksia. Eräs näistä hienouksista on ’Arkistoi’-painike.

Arkistoinnin avulla voit siirtää viestit pois täyttämästä postilaatikkoa, mutta ne ovat myöhemmin aina tarpeen mukaan käytettävissä esimerkiksi ’Etsi kaikista viesteistä’ -komennon avulla tai ’Kaikki viestit’ -näkymässä.

luku1.11_asetukset
Aivan sivun yläreunassa olevan ’Asetukset’-painikkeesta pääset muuttamaan palvelun oman näköiseksesi. Täällä voit esimerkiksi helposti luoda allekirjoituksen, joka lisätään automaattisesti kaikkiin lähettämiisi viesteihin. Saat myös käyttöösi esimerkiksi automaattisen lomaviestin.

Aivan ensimmäisen asetusikkunan alareunassa on myös linkki, jonka avulla voit ottaa käyttöösi tietokoneelle asennettavan postivahdin, joka ilmoittaa aina kun postilaatikkoosi on pamahtanut uusi viesti.

Monta henkilöllisyyttä

Tilit-välilehdellä voit luoda useita henkilöllisyyksiä, joiden avulla voit aina viestiä lähettäessäsi halutessasi aina valita mistä sähköpostiosoitteesta olet viestiä lähettämässä.

Tämä ominaisuus on erittäin kätevä, jos hoidat sekä koti- että työasioita samalta tililtä.

‘Edelleenlähetys ja POP’ -kohdassa voit myös määrittää palvelun niin, että kaikista Gmailiin tulevista uusista viesteistä lähetetään kopio tavalliseen sähköpostiisi.

Gmail osaa nykyisin näyttää myös monet liitetiedostot suoraan nettisivulla. Esimerkiksi Word-liitettä ei tarvitse avata Wordiin, vaan sen tekstisisältö avataan näytettäväksi HTML-näkymänä.

Word-dokumentissa upotettuna olevat kuvat eivät yleensä näy, mutta palvelu on erittäin kätevä, jos dokumentista tarvitaan vain tekstitietoa.
 

Mikä tahansa posti Gmailiin

Gmailiin pystyy nykyisin ohjaamaan myös mihin tahansa olemassaolevaan vanhaan sähköpostitiliin tulevan postin.

Ylivoimaisesti tärkein syy postin kierrättämiseen Gmailin kautta on palvelun tarjoama loistava roskapostisuodatin. Kun palvelua vähän aikaa ensin opettaa siitä mitkä viestit ovat roskaa ja mitkä eivät, loppuu roskapostin tulo varsinaiseen postilaatikkoon pian lähes kokonaan.

Pian kaikki roskapostit sujahtavat ketterästi omaan ’Roskaposti’-kansioonsa, jossa ne voi tarkistaa ja sitten hävittää kerralla yhdellä hiirenklikkauksella.

Uutta elinaikaa vanhalle tilille

Gmailin avulla voit siis nyt antaa lisää elinaikaa vanhalle roskapostin saastuttamalle sähköpostiosoitteellesi, kun ohjaat siihen tulevat viestit Gmailin filtterin läpi. Jos et ole vielä siis hankkinut ilmaista Gmail-osoitetta, nyt on aika tehdä se.

Kirjaudu sisään tiliisi, paina posti-ikkunan oikean yläkulman ’Asetukset’-nappia ja etsi uuden ikkunan yläreunasta sana ’Tilit’. Napauta tätä sanaa.

Napauta nyt esiin tulevassa ikkunassa tekstiä ’Lisää toinen sähköpostitili’. Nyt aukeaa uusi pikku-ikkuna, jossa käydään läpi vanhan sähköpostitilisi asetukset. Ensiksi kysytään sähköpostiosoitetta, eli siis vaikkapa ’jaakko.wallenius@mbnet.fi’.

Seuraavassa ikkunassa tuleekin sitten paljon vaikeampia kysymyksiä, sillä nyt kysytään vanhan sähköpostitilisi käyttäjätunnusta ja salasanaa sekä palvelun käyttämän POP-palvelimen osoitetta.

Jos olet Dnainternet-osoitteen käyttäjä, löydät nämä tiedot alkuperäisestä sopimuspaperista ja sen liitteistä. Dnan Pop-palvelimen osoite muuten on pop.dnainternet.net.

Ikkunassa on valmiina myös portti 110 ja se on yleensä hyvä niin, sillä käytännössä kaikki maailman sähköpostipalvelimet käyttävät tätä porttia.

Seuraavaksi edessä on vielä hyvin tärkeä ruksi. Jos panet ruksin kohtaan ’Jätä haetun viestin kopio palvelimelle’, niin postit jäävät myös vanhalle sähköpostitilillesi, mistä ne ovat haettavissa entiseen tapaan. Jos et pane ruksia, niin viestit tulevat vain Gmailiin ja vanha osoitteesi jää vain kääntöpalveluksi.

Kun panet vielä ruksin kohtaan ’Merkitse saapuvat viestit otsikolla’, näet aina Gmailissa mitkä viestit ovat tulleet vanhasta osoitteestasi. Paina sitten ’Lisää tili’- painiketta ja pääset seuraavaan vaiheeseen.

Lähettäjän voi valita

Nyt Gmail kyselee haluatko voida käyttää vanhaa osoitettasi myös lähettäessäsi viestejä Gmailista. Kun jätät valintamerkin kohtaan ’Kyllä haluan lähettää viestejä...’, lisätään Gmail-tiliisi vaihtoehtoinen lähettäjäosoite ja voit jatkossa valita kunkin viestin kohdalta erikseen, lähetätkö sen Gmail-osoitteellasi vai vanhalla osoitteellasi.

Paina nyt ’Seuraava vaihe’ -nappia ja pääset antamaan toisen lähettäjätilin asetukset. Ensin annat nimesi ja sitten tarkistetaan onko sinulla todella käyttöoikeus tähän tiliin. Paina taas ’Seuraava vaihe’ ja uudessa ikkunassa ’Lähetä tarkistus’.

Nyt sinun pitäisi päästä vanhaan sähköpostiisi lukemaan Gmailin lähettämä tarkistusviesti. Voit joko napsauttaa saapuneessa viestissä olevaa linkkiä tai kopioida viestissä olevan tarkistuskoodin ja liittää sen Gmailin uuteen ikkunaan. Nyt osoitteen pitäisi olla käytettävissä myös Gmailissa.

Jatkossa kun luot uuden viestin Gmailissa, voit valita ’Lähettäjä’-kohdassa olevasta alasvetovalikosta mistä osoitteesta viesti lähetetään. Käytännössä voit siis siirtyä nauttimaan Gmailin roskapostisuojasta, mutta voit käyttää vanhaan osoitettasi aivan entiseen tapaan.

Evoluutio vie Outlookista Gmailiin

Yhteen ainoaan koneeseen sidottu vanhanaikainen sähköposti on aina riskialtis. Vanhemmat viestit ovat myös käytettävissäsi vain, jos olet ikioman koneesi äärellä, vaikka käyttäisit webmail-vaihtoehtoakin.

Gmailissa voi olla arkistoituna koko vuosikymmenen sähköpostihistoriasi ja pääset vaikka Play del Inglesissä lukemaan mitä Eetu-setä kirjoitti sinulle kolme vuotta sitten.

Gmailin postit ovat aina moneen kertaan varmennetulla palvelimella, enkä sieltä ole koskaan hävinnyt mitään. Palvelulla on sentään jo kymmeniä miljoonia käyttäjiä ympäri maailmaa.

Omaan koneeseen kannattaa asentaa myös GmailNotifier eli GmailPostivahti, joka ponkauttaa sinne ruudun oikeaan alareunaan ilmoituksen aina, kun uusi viesti on saapunut sähköpostiin.

Kaikkia ei kuitenkaan miellytä Gmailin tapa ryhmittää kaikki samaan viestiin liittyvät vastaukset ja vastauksen vastaukset yhdeksi viestiketjuksi. Asiaa pitää siis kokeilla, jotta näkisi luontuuko Gmailin uusi tyyli itselle.

Netissä on toki iso joukko muitakin sähköpostin tarjoajia. Esimerkiksi Yahoo Mail osoitteessa www.yahoomail.com lupaa hyvin samanlaisia palveluita kuin Gmail, mutta ainakaan vielä tuo palvelu ei toimi suomen kielellä. Vanha kunnon Hotmailkin on tarjolla osoitteessa www.hotmail.com.

Pelkkää tekstiä

Kaikki käytössä olevat sähköpostiohjelmat eivät vieläkään hallitse HTML-muotoilua, mutta ainakin useimpien ihmisten kotikoneissaan käyttämässä Microsoftin Outlook Expressissä on perusasetuksena HTML-muotoillun tekstin käyttö viesteissä.

Tämän asetuksen voi käydä kääntämässä 'pelkkä teksti' -muotoon, sillä monet vanhemmat sähköpostiohjelmat näyttävät HTML-muotoiluja sisältävät viestit käsittämättömänä siansaksana.
luku1.12_html
Mene Outlook Expressin ylävalikon kohdassa ’Työkalut’ kohtaan  ’Asetukset’. Nyt avautuvassa valikossa mene kohtaan ’Lähettäminen’ ja siirrä ruudun alaosassa oleva musta pallo kohdasta ’HTML’ kohtaan ’Vain teksti’.

Lukija kuittaa

Vastaanottokuittauksen käyttö on yhä monelle sähköpostia pitempäänkin käyttäneelle outo asia.

Esimerkiksi Outlook Expressissä sen saa kuitenkin käyttöön suoraan ’Työkalujen’ kohdasta ’Asetukset’. Mene kohtaan 'Kuittaukset' ja pane ruksi kohtaan 'Pyydä lukukuittaus kaikista lähetetyistä viesteistä'.

luku1.12_kuttaus

Kun tämä kohta on ruksittuna, saa viestisi vastaanottaja aina sähköpostisi avatessaan eteensä kysymyksen haluaako hän lähettää kuittauksen viestin lukemisesta lähettäjälle vai ei.

Huvittavaa tässä tosin on se, että eräs sähköpostiohjelma lähettää takaisin ilmoituksen, jonka mukaan ’Vastaanottaja on avannut viestin, mutta että ei ole mitään takeita siitä, että hän olisi myös ymmärtänyt viestin sisällön’!

Vastaanottokuittaus saadaan käyttöön monissa muissakin sähköpostiohjelmissa kaivelemalla asetuksia tarpeeksi, mutta joissakin vanhemmissa ohjelmissa ei tätä mahdollisuutta ole. Ominaisuus on kuitenkin aivan hyödyllinen, sillä kuittauksen avulla tiedät viestisi menneen perille, vaikka vastaanottaja ei näkisi tarpeelliseksi lähettää mitään vastausta sanomaasi.

Allekirjoitus käyttöön

Kaikissa sähköpostiohjelmissa on valmiina ominaisuus, jolla saat allekirjoitukseksi ja omat yhteystietosi valmiina kaikkiin uusiin sähköposteihin.

Outlook Express on freelance-toimittajilla edelleen ylivoimaisesti yleisin sähköpostiohjelma ja siksi tässä keskitytään pitkälle siihen. Toimituksissa yleisesti käytettävä Office-paketin osa Outlook taas on aivan erilainen eläin, vaikka nimet ovatkin todella sekoittavasti samanlaiset.

luku1.12_kuvakkeetSivumennen sanoen Outlook Expressin tunnistat siitä, että sen pikakuva on yleensä sininen kirjekuori, jonka ympäri kulkee sinisiä nuolia. Outlookin kuvake taas on yleensä ruskeahko neliö, jonka sisällä on pieni kello ja pikkuinen  kirjekuori.

Allekirjoitus nopeuttaa

Tuon automaattisen allekirjoituksen saat nykyisessä Outlook Expressin kutosversiossa käyttöösi niin, että menet ’Työkalut’-ylävalikossa alimpaan ’Asetukset’-kohtaan. Täältä löytyy oma ’Allekirjoitukset’-välilehtensä.

luku1.12._allekirjoitus

Napauta ’Allekirjoitukset’-ikkunan keskivaiheilla olevaa ’Uusi’-painiketta ja siirrä hiiren kursori nyt avautuvaan uuteen ’Allekirjoituksen muokkaaminen’ -kohtaan.

Tähän ikkunaan voit kirjoittaa suoraan nimesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi ja muut tietosi, jotka haluat kertoa kaikille sinulta sähköpostia saaville ihmisille.

 Voit huoleta antaa vieressä olevan valintapollukan olla kohdassa ’Teksti’, mutta kohdasta ’Tiedosto’ voit valita allekirjoitukseksi jonkin valmiin tekstitiedoston, jos haluat mieluummin käyttää sellaista.

Jos vielä panet ruksin kohtaan ’Lisää allekirjoitus kaikkiin lähteviin viesteihin’, lisätään äsken luomasi teksti automaattisesti kaikkiin lähettämiisi sähköpostiviesteihin.

Jos jätät äskeisin kohdan tyhjäksi, voit kuitenkin aina lisätä nyt luomasi allekirjoituksen vain itse valitsemiisi viesteihisi, kun uutta sähköpostiviestiä kirjoittaessasi menet viestin kirjoitusikkunan ’Lisää’ -ylävalikkoon ja valitset kohdan ’Allekirjoitus’. Kursorin pitää muuten olla ensin varsinaisessa tekstinkirjoitusosassa, ennen kuin allekirjoituksen voi lisätä.

Monenlaisia allekirjoituksia

Allekirjoituksia voi olla samaan aikaan käytössä useampia erilaisia.
Jos haluat luoda vaikkapa yhdistys- tai kotirooliisi liittyvän toisen allekirjoituksen, voit mennä samalla tavalla ’Työkalut’-ylävalikon ’Asetukset’ -kohdan kautta ’Allekirjoitukset’-välilehdelle ja luot ’Uusi’ -painikkeelle vielä toisen allekirjoituksen.

Vie äsken kerrotulla tavalla hiiri ’Allekirjoituksen muokkaaminen’ -ikkunaan ja kirjoita haluamasi toinen allekirjoitusteksti.

Nimeä uudelleen’ -painikkeen avulla voit antaa allekirjoituksille niitä paremmin kuvaavat nimet kuin oletusarvoisena annettavat ’Allekirjoitus 1’ ja ’Allekirjoitus 2’ eli voi nimetä ne vaikkapa nimillä ’Koti’ ja ’Työ’.

Kun nyt vielä napautat uuden allekirjoituksen aktiiviseksi, voit vaihtaa sen aina oletusarvoiseksi lisättäväksi allekirjoitukseksi vieressä olevalla ’Aseta oletukseksi’ -painikkeella.

Jatkossa sähköpostiviestiä kirjoittaessasi voit valita viestinkirjoituikkunan ’Lisää’-ylävalikon ’Allekirjoitus’ -kohdasta aukeavasti alivalikosta nimen perusteella mitä allekirjoitusta haluat kulloinkin käyttää, jos jätät asetusten ’Lisää allekirjoitus kaikkiin lähteviin viesteihin’ -kohdan tyhjäksi.

Helpotusta elämään

Voit käyttää allekirjoitus-ominaisuutta myös luovasti hyväksesi, jos lähetät usein sähköpostilla usein toistuvia ritirimssuja.

Voit nimittäin kopioida minkä tahansa tekstin allekirjoitukseksi. Jos annat allekirjoitukselle vaikka nimen ’Tuoteluettelo 2005’ tai ’Johtokunta 2005’, voit aina lisätä ne helposti viestiisi, kun tarve tulee.

Helpoiten teet asian, kun avaat ensin asiakirjan, josta haluat siirtää tekstiä ’allekirjoitukseksi’ ja valitset eli mustaat mukaan haluamasi tekstin. Paina sitten näppäimistön vasemman alakulman Ctrl-näppäin pohjaan ja paina vielä c-kirjainta niin, että pidät Ctrl-näppäimen koko ajan edelleen pohjassa.

Olet nyt käyttänyt kopioimisen pikanäppäinkomentoa, joka siirtää äsken valitsemasi tekstin osan sellaisenaan Windowsin leikepöydälle.

Kopiointi kannattaa

Nyt avaat Outlook Expressin (jos se ei ole jo avoinna) ja menet aikaisemmin kerrotulla tavalla ’Työkalut’ - ’Asetukset’ - ’Allekirjoitukset’ ja painat ’Uusi’ -näppäintä, voit aloittaa sen allekirjoituksen teon, johon äsken kopioitu teksti laitetaan.

Vie hiiri ’Allekirjoituksen muokkaaminen’ -kohtaan, paina Ctrl-näppäin pohjaan ja paina Ctrl-näppäin edelleen pohjassa toisella kädellä v-kirjainta. Nyt Windowsin leikepöydälle aikaisemmin talteen siirretty teksti siirtyy sellaisenaan uuteen ikkunaan.

Ikävä kyllä vähänkään pitempi teksti ei näy ikkunassa kerralla, jos siinä oli alunperin pitkiä rivejä, sillä teksti juoksee alkuperäisen muotoilun mukaisesti. Voit kuitenkin nuolinäppäimillä seurata tekstiä ikkunan rajojen taakse.

Kokeile vielä käytännössä harjoitusviestin kanssa, miltä allekirjoitukseksi valitsemasi teksti käytännössä näyttää, sillä nimenomaan rivien jakaantuminen saattaa yllättää.

Työpaikoilla yleisessö Outlookissa taas pääset samoihin allekirjoituksiin käsiksi, kun menet ’Työkalut’-ylävalikon ’Asetukset’-kohtaan ja siellä kohtaan ’Sähköpostin muoto’. Täällä on alimpana painike ’Allekirjoituksen muodostin’, jota naputtamalla pääset itse asiaan.


 

Sivujen suunnittelu: T:mi Bittitohtori

[ALOITA TÄSTÄ!] [1. WINDOWS] [1.1 Versiot] [1.2 Oikea nappi] [1.3 Pikakomennot] [1.4 Päätteet] [1.5 Moniajo] [1.6 Osiointi] [1.7 Päivitykset] [1.8 Eheytys] [1.9 Apuohjelmat] [1.10 Lisäavut] [1.11 Sähköposti] [1.12 Salasanat] [1.13 DOS] [1.14 Linux] [1.15 Vista] [1.16 IE7] [1.17 Palautus]

Google
 

 

Etsi tästä sivustosta haun tarjoaa FreeFind
 

Etsi tästä sivustosta haun tarjoaa FreeFind