2.14 Google Docs

 

 

      RAKASTA TIETOKONETTASI- Kansalaisen tietotekniikkatieto

Pikkuhiljaa ovat yhä useammat ennen omalla tietokoneelle olevilla ohjelmilla tehdyt asiat siirtyneet netissä tehtäviksi. Jo pitkään on ollut mahdollista myös perinteisten toimisto-ohjelmien hylkääminen, sillä tekstiasiakirjat ja laskentataulukot voi jo aivan hyvin tehdä myös kokonaan netissä olevilla työkaluilla.

Toimistotyön siirtämisellä nettiin saavutetaan monia etuja. Ensinnäkin samaa asiakirjaa voi käsitellä vaivattomasti millä tietokoneella tahansa ja koska tahansa. Toiseksi asiakirja voidaan jo työvaiheessa jakaa monen eri ihmisen käsiteltäväksi. Kolmanneksi asiakirjasta tulee netissä lähes tuhoutumaton.

Kovalevyn rikkoutuminen, tiedostojärjestelmän sekoaminen tai Windowsin kaatuminen eivät enää ole uhkia, eikä varas tai tulipalo voi enää viedä tietokoneen mukana viikkojen työn tuloksi. Muistitikkukin voi aina hukkua, mutta netissä turvallisilla moneen kertaan varmistetuilla palvelimilla oleva tiedosto on turvassa.

Kilpailua on

Nettiin on syntynyt jo useita ilmaisia toimisto-ohjelmiakin tarjoavia palveluista, joista suosituimpia ovat ThinkFree- ja Google Docs and Spreadsheet-palvelut. Jälkimmäinen esiintyy suomeksi myös nimellä Google Dokumentit.

Osoitteessa www.thinkfree.com toimiva ThinkFree oli pitkään suosituin, mutta kun Googlen vastaava tuote tuli markkinoille, siirtyivät monet pian kokonaan siihen. Esimerkiksi palvelun kääntäminen suomenkielelle on siellä jo tehty ja yleinen käytettävyys on kaikkiaan kovalla tasolla.

Jos haluat siirtyä turvalliseen nettityöskentelyyn, suuntaa selaimesi osoitteeseen http://docs.google.com/ . Jos sinulla on jo Gmail-sähköpostitili, sinun saat palvelun käyttöösi, kun vain annat Gmailin käyttäjätunnuksesi ja salasanas.

Sivumennen sanoen muuten yhtään nettiosoitettahan ei enää nykyään tarvitse muistaa. Riittää kun panet aloitussivunasi olevaan Googlen hakuikkunaan kulloinkin hakemasi organisaation nimen.

Google toimii nykyisin yleensä niin hyvin, että ensimmäisenä hakutuloksena lähes aina on etsimäsi organisaation kotisivu. Niinpä voit panna nytkin Googlen hakusanoiksi Google ja Docs ja etsimäsi sivusto on ensimmäisenä listassa.

Jos sinulla ei ole entuudestaan Gmail-tiliä, pitää sinun ensin luoda uusi Google Dokumenttien käyttäjätili. Napsauta oikean alakulman suurta sinistä 'Ota Google-dokumentit käyttöön' -nappia ja pääset aloittamaan. Jos jouduit englanninkieliselle Google Docsin aloitussivulle, valitse 'Get started'' -painike.

Anna seuraavalla aina englanninkielisellä sivulla ensin nykyinen toimiva sähköpostiosoitteesi ja keksi sopiva vähintään kahdeksan merkin mittainen salasana. Anna sitten nimesi, kirjoita outo tunnistussana ('Word verification') oikeaan kenttään ja paina 'I accept, create my account´-painiketta.

Äsken antamaasi sähköpostiosoitteeseen tulee saman tien varmistuskirje, jossa olevan linkin napauttaminen varmistaa uuden tilin luomisen.

Suomea puhutaan

Mene nyt osoitteeseen http://docs.google.com ja anna käyttäjätunnukseksi Googlelle ilmoittamasi sähköpostiosoite ja juuri keksimäsi salasana. Jos tietokoneesi on suomenkielinen, pitäisi palvelun nyt automaattisesti avautua suomenkielisenä.

Jos palvelun kieli on väärä, etsi oikeasta yläkulmasta 'Asetukset' tai 'Settings'-linkki ja napauta sitä. Aivan ensimmäinen asetus on 'Kieli' 'tai 'Lanquage', jossa voit alasvetovalikosta valita vapaasti haluamasi käyttökielen. Muista vielä valinnan jälkeen painaa alareunan 'Tallenna' tai 'Save'-painiketta.

luku.2.14_google_docs1
Kun haluat luoda uuden asiakirjan, paina vasemman yläkulman 'Uusi'-painiketta. Nyt avautuu valikko, jossa vaihtoehtoina ovat 'Asiakirja', 'Laskentataulukko', 'Esitys' ja 'Kansio'. Näistä 'Asiakirja' vastaa Word-tekstinkäsittelyasiakirjaa, 'Laskentataulukko' Excel-laskentataulukkoa ja 'Esitys' PowerPoint-esitystä.

Kansio-komennolla voi luoda eri projekteille omat säilytyskansionsa. Kun napautat 'Uusi'-valikon 'Asiakirja'-valintaa, avautuu hetken kuluttua kirjoitusohjelma omaan selainikkunaansa, ja tarjolla ovat kaikki keskeisimmät tekstinkäsittelyn välineet.

Ensimmäinen tehtävä on antaa tiedostolle nimi, sillä oletusarvoisesti uusi asiakirja saa nimen 'Nimetön' ja tai pari sanaa tekstin alusta. Paina 'Tiedosto'-painiketta ja valitse 'Nimeä uudelleen'.

Huomaat, että 'Tiedosto'-valikossa on jo melkoisesti vaihtoehtoja. Voit tuoda asiakirjan itsellesi netistä Word-muodon lisäksi vaikkapa RTF-, HTML-, TXT tai PDF-muodossa.

Kun annat vaikkapa komennon 'Vie Word-muodossa', ponnahtaa esiin ikkuna, jossa kysytään haluatko avata tai tallentaa tiedoston omalle koneellesi. Komennolla saat aina helposti paikallisen kopion netissä olevasta tiedostosta.

'Tiedosto'-komennon vieressä olevassa 'Muokkaa'-valikkorivissä ovat tarjolla kaikki tutut ja normaalit tekstinkäsittelyohjelman komennot vaikkapa fontin vaihtamiseen, puolilihavointiin ja tekstin suuntaamiseen. Kun napsautat 'Lisää'-painiketta, esiin nousevat komennot, joilla voit lisätä asiakirjaasi kuvan, linkin, kommentin, taulukon, kirjanmerkin, erottimen tai erikoismerkin.

Merkittävä ominaisuus on 'Versiot'-valikko. Tänne tallentuu jokaisen tallennuksen yhteydessä edellinen versio, joten pieleen menneiden muutoksien poistaminen vaatii vain pari hiirenklikkausta.

Komentorivin yläreunasta löytyvät vielä 'Esikatselun' ja 'Tulostamisen' komennot, jotka eivät tarvitse selityksiä. 'Sähköposti'-painikkeelle voit lähettää avoinna olevan asiakirjan suoraan sähköpostilla.

Julkaise netissä

Hyvin mielenkiintoisia mahdollisuuksia aukeaa 'Jaa' ja 'Julkaise' -painikkeiden kautta. 'Jaa'-painikkeen kautta voit kutsua kenet tahansa lukemaan asiakirjaa netissä joko niin että heillä on oikeudet muokata asiakirjaa tai vain lukea sitä.

'Julkaise'-komento jatkaa samalla linjalla. Sen avulla voit halutessasi julkaista asiakirjan kenen tahansa luettavaksi. Tällöin asiakirjalle syntyy oma nettiosoite ja voit joko julkaista sen vaikkapa blogissasi tai lähettää osoitteen sähköpostilla kenelle vain. Julkaisun jälkeen sinulle kerrotaan asiakirjan nettiosoite, jonka voit kopioida.

Voit myös halutessasi lopettaa asiakirjan julkaisun milloin vain haluat. Esimerkiksi tämä juttu on luettavissa osoitteessa http://docs.google.com/Doc?id=dgrjbqqg_38gf4fzq

luku.2.14_google_docs2

Sivujen suunnittelu: T:mi Bittitohtori

[ALOITA TÄSTÄ!] [2. OHJELMAT] [2.1 Asentaminen] [2.2 OpenOffice] [2.3 Selaimet] [2.4 Päivittäminen] [2.5 Pikku apurit] [2.6 Virtuaali-PC] [2.7 Ongelmat] [2.8 Muistio] [2.9 LogMeIN] [2.10 EasyRecovery] [2.11 Web-palvelut] [2.12 Office 2007] [2.13 CrossLoop] [2.14 Google Docs] [2.15 Foxit Reader]

Google
 

 

Etsi tästä sivustosta haun tarjoaa FreeFind
 

Etsi tästä sivustosta haun tarjoaa FreeFind